Nieuwigheid: validatie van de prestaties door uw werknemers

Momenteel moet een prestatie door uw werknemers ingevoerd worden via hun mobiele applicatie ‘Job Tracker 2.0.’ of via de IVR.

Uitzonderlijk is het mogelijk dat u een prestatie invoert voor uw werknemer als dit door hen niet tijdig gedaan kon worden. In  dat geval zal een nieuwe validatiestap ingevoerd worden.

Vanaf 1 juni 2025 zullen werknemers de prestaties die door hun erkende onderneming zijn ingevoerd, moeten valideren. Indien u een prestatie corrigeert die door uw werknemer is ingevoerd, zal deze validatiestap door uw werknemer ook nodig zijn.

Deze stap betreft ook de prestaties die vóór de maand juni uitgevoerd zijn en nog in behandeling zijn. Inderdaad, de prestaties die nog de volgende status hebben, moeten ook door uw werknemers gevalideerd worden:

• geregistreerd (indien ingevoerd door de erkende onderneming);
• gevalideerd (indien ingevoerd door de erkende onderneming); 
• gewijzigd; 
• gecorrigeerd.

Concreet 

1. U voert uitzonderlijk een prestatie in voor uw werknemer.
2. Uw werknemer ontvangt een e-mail en/of een melding op zijn/haar mobiele applicatie om hem/haar in te lichten dat er een prestatie gevalideerd moet worden.
3. Uw werknemer valideert de ingevoerde prestatie : de validatietermijn bedraagt 5 werkdagen, daarna wordt de prestatie automatisch gevalideerd.  
4. De prestatie zal tegelijkertijd zichtbaar zijn voor de gebruiker zodat hij/zij deze kan bevestigen.

Opgelet!

Wanneer de prestatie niet handmatig door de werknemer gevalideerd is binnen de opgelegde termijn, heeft de gebruiker 60 kalenderdagen om de prestatie handmatig te valideren, waarna de prestatie automatisch wordt gevalideerd. Er wordt een eerste herinnering naar de gebruiker gestuurd via e-mail en/of een tweede na 40 dagen. Wanneer de prestatie automatisch bevestigd is, kan deze niet meer door de gebruiker betwist worden. 

Welke veranderingen zijn er voor u? 

Deze nieuwe validatiestap brengt nieuwe statussen met zich mee zoals:  

• te valideren door de werknemer; 
• betwist door de werknemer; 
• gevalideerd door de werknemer.

Deze nieuwe statussen zullen opgenomen worden in alle nuttige documenten: exportbestanden, gebruikershandleiding, …

U zult ook nieuwe communicatie ontvangen waarin u geïnformeerd wordt over de prestaties die uw werknemers moeten valideren of betwisten.

Welke veranderingen zijn er voor uw gebruikers? 

Deze nieuwe stap houdt een nieuwe status "in  afwachting op validatie". De enige verandering voor de gebruiker is het verschijnen van deze nieuwe status in zijn/haar mobiele applicatie en de Beveiligde Zone.

Welke veranderingen zijn er voor uw werknemers?  

De mobiele applicatie Job Tracker 2.0 zal aangepast worden om deze nieuwe validatiestap te integreren.

Meldingen

Als uw werknemer de applicatie op zijn/haar telefoon heeft, ontvangt hij/zij een melding waarin staat dat een prestatie wacht op validatie. Deze functie, die momenteel in ontwikkeling is, zal binnenkort geïntegreerd worden in de applicatie Job Tracker 2.0.

Dashboard  

We hebben een nieuwe startpagina opgezet met de opties voor validatie of betwisting. Op deze manier kan uw werknemer eenvoudig de prestaties die u hebt ingevoerd, valideren of betwisten. Deze acties moeten verplicht online uitgevoerd worden, het is niet mogelijk om dit in de ‘offline’ modus te doen.

Historiek

De historiek van de prestaties wordt ook aangepast met verschillende elementen:  

1. De prestaties krijgen een andere kleur afhankelijk van hun status (met de legendes):  

• blauw voor ingevoerde prestaties; 
• geel voor prestaties in afwachting;
• oranje voor prestaties ter validatie; 
• groen voor gevalideerde prestaties.

2. De historiek toont de prestaties van de afgelopen 3 maanden (behalve de geannuleerde prestaties).
 
3. De manier waarop de prestatie is ingevoerd (door u of uw werknemer) wordt ook onder de prestatie aangegeven.

Bovendien vereist de invoering van deze nieuwe validatiestap verschillende acties:

Toevoegen van het e-mailadres

Om de e-mail te ontvangen waarmee de prestaties gevalideerd kunnen worden, verzoeken wij uw werknemer zijn/haar e-mailadres in te vullen in de mobiele applicatie ‘Job Tracker 2.0’. Dat kan door de volgende stappen te volgen: 

• klik op het “Menu”; 
• klik op “Mijn profiel”;  
• klik op ‘Wijzig mijn e-mailadres’.

Weet ook data als uw werknemer zijn/haar e-mailadres wijzigt, het voor u niet meer mogelijk zal zijn om het langs uw kant te wijzigen.

Installatie van de applicatie « Job Tracker 2.0 »

Als uw werknemer de applicatie op zijn/haar telefoon heeft, ontvangt hij/zij de melding waarin staat dat er een prestatie gevalideerd moet worden.

In het geval dat uw werknemer zijn/haar e-mailadres niet invoert of de mobiele applicatie niet installeert, wordt de prestatie automatisch gevalideerd na de termijn van 5 werkdagen. 

Het kan gebeuren dat u werknemer niet in staat is of vergeten is om zijn/haar prestatie in te voeren voor het einde van de dag, maar we willen uw aandacht vestigen op het feit dat uw tussenkomst bij het invoeren van de prestaties van uw werknemers enkel in uitzonderlijk gevallen noodzakelijk mag zijn.

Binnenkort vindt u meer informatie in onze artikelen op de website. Er zal ook een video beschikbaar zijn over de applicatie Job Tracker 2.0 om de werknemers te begeleiden.